Klachtenprocedure

Een klacht heeft betrekking op onze dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer een brief te laat beantwoord is of je hebt onjuiste informatie over een bijeenkomst ontvangen. Je kan op verschillende manieren een klacht doorgeven:

via het contactformulier
telefonisch via ons algemene nummer: 0118 654180
via een persoonlijk bericht op onze social media kanalen
per post t.a.v. ZMf, Kousteensedijk 7, 4331 JE Middelburg

De ontvangst van de klacht

Je klacht wordt vertrouwelijk behandeld en we geven je naam niet door zonder jouw toestemming. Klachten worden door het secretariaat verzameld in een klachtendossier.

Afhandeling van de klacht

Het secretariaat noteert de klacht en stuurt binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. Binnen 14 dagen ontvang je bericht over de afhandeling van je klacht. Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is om de klacht goed te kunnen beoordelen. In dat geval informeren we je hierover. Het onderzoek kan inhouden dat we je nog vragen stellen over de klacht of dat vragen gesteld worden aan de persoon of personen op wie de klacht betrekking heeft, aan andere medewerkers van ZMf en/of aan derden. Je ontvangt na het onderzoek altijd uiterlijk binnen zes weken schriftelijk de bevindingen en het oordeel daarover, als ook eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

Rapportage

Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van de klacht en de procedure en deze wordt bewaard in het digitale klachtenregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen klachten geagendeerd tijdens een vergadering van het Algemeen bestuur.

Iets anders melden

Wil je een Integriteitsmelding doen? Kijk dan hier
Wil je een vraag stellen of informatie over een bepaald project/onderwerp ontvangen? Neem dan ook contact met ons op.

Klachtenprocedure